Personvernerklæring

Sist oppdatert: 25. august 2022

1.1 Introduksjon

Når du bruker nettsiden vår, får tjenester levert av oss eller er i kontakt med oss av andre grunner, vil vi kunne behandle personopplysninger om deg. Nedenfor finner du informasjon om de personopplysningene vi samler inn, hvorfor vi gjør dette og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene vi samler inn.

Intility vil kun behandle personopplysninger om deg i samsvar med lovlige formål og dine personopplysninger vil bli slettet eller anonymisert når vi ikke lenger har grunnlag for å behandle dem. Videre skal vi sikre at personopplysninger om deg er tilfredsstillende beskyttet. Du skal også motta informasjon om dine personvernrettigheter og få hjelp til å gjøre dine rettigheter gjeldende.

Intility er behandlingsansvarlig for personopplysninger vi innhenter om deg. Henvendelser som gjelder personvern rettes til privacy@intility.no eller Intility AS, org. nr. 981 967 070, Schweigaards gate 39, 0191 Oslo. Tlf: +47 24 10 33 00.

Dersom du ønsker å lese mer om hvordan vi arbeider med informasjonssikkerhet kan du besøke Intility Trust Center.

Denne personvernerklæringen oppdateres fortløpende.

1.2 Mål for personvernarbeidet

  • Hindre tap av data og misbruk av personopplysninger
  • Sikre identitet og tilgangskontroll
  • Installere og vedlikeholde robuste, tilgjengelige og sikre systemer og tjenester.
  • Etablere klare roller og ansvar for arbeidet med informasjonssikkerhet og personvern.
  • Sørge for kunnskap og besvisstgjøring om personvern i organisasjonen.
  • Begrense behandlingen av personopplysninger til det som er nødvendig for formålene de behandles for.

1.3 Informasjon om bruk av våre nettsteder

Intility benytter ikke cookies, men behandler anonymiserte personopplysninger og data for å forbedre og videreutvikle våre nettsider. Intility bruker Fathom Analytics, en kanadisk leverandør, til innhenting av opplysninger når du besøker nettsidene våre. Fathom er pixel-basert og anonymiserer IP-adressen din, og behandler denne kun midlertidig. Det gjør at verken vi eller andre kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. Dataene prosesseres kun midlertidig på Fathom sine servere innenfor EU.

Opplysningene benyttes til å samle inn informasjon som settes sammen til statistikk slik at vi kan forbedre nettstedets funksjonalitet, brukeropplevelse og innhold. De innsamlede opplysningene inneholder blant annet informasjon over hvor mange som besøker nettstedet, antall sidevisninger, gjennomsnittstid for alle besøk, hvilke nettsted og land besøkende kommer fra, hvilke nettlesere som benyttes, og dato for besøk.

1.3.1 Intility Webshop

For å gjennomføre et kjøp i vår nettbutikk trenger vi navn, mobilnummer, e-post, firmanavn og firmaadresse. Dette er nødvendig for å kunne sende din bestilling til riktig leveringsadresse, holde deg oppdatert om ordrebevegelsene og kontakte deg ved behov. Vi vil også registrere fødselsdato ved bestilling av mobilabonnement.

Vi er pålagt å oppbevare ordreinformasjon i forbindelse med regnskapsføring, avgiftshåndtering og eventuell garanti- eller returhåndtering. Denne historikken slettes etter den lovpålagte oppbevaringstiden på fem år.  

Vi samarbeider med flere leverandører for å levere nettbutikktjenesten. I noen tilfeller vil vi måtte utlevere personopplysninger om deg når du benytter tjenesten. Leverandøren vil selv være behandlingsansvarlig for personopplysningene. For eksempel vil vi utlevere opplysninger som navn, (forretnings-)adresse, telefonnummer og ønsket leveringssted til et transportfirma for at de skal kunne levere varene til deg eller din arbeidsgiver.

1.4 Behandling av andre personopplysninger

1.4.1 Kundebehandling

I tillegg til opplysninger som innsamles gjennom bruk av nettstedet og nettbutikken, behandler Intility personopplysninger på vegne av våre kunder. All slik behandling skjer for å oppfylle avtalen mellom Intility og kunden. Intilitys behandling av disse opplysningene reguleres av særskilte avtaler (inkludert databehandleravtaler) mellom kunden og Intility. 

Dersom du er bruker hos en kunde av oss vil Intility motta eller innhente personopplysninger direkte fra deg eller fra din arbeidsgiver. Personopplysningene behandles for at vi skal kunne oppfylle våre avtaleforpliktelser overfor kunden, som for eksempel å opprette brukerkontoer, sørge for tilgangskontroll til systemet, yte kundeservice, gi informasjon om sikkerhet og funksjonalitet og utstede brukerundersøkelser for å forbedre våre tjenester.

Din arbeidsgiver er behandlingsansvarlig for personopplysninger om deg. Intility legger til grunn at din arbeidsgiver har rett til å utlevere personopplysningene til oss.

1.4.2 Salg og markedsføring

Vi bruker anonymiserte personopplysninger og data for markedsføringsformål. Disse aktivitetene er berettigede forretningsformål og inkluderer markedsføring av produkter og tjenester. Vi lager blant annet målgrupper for markedsføring og markedsanalyser. Det gjør vi for å gjøre markedsføringen mer effektiv, og for å unngå å vise reklame til personer som ikke er i målgruppen.

1.4.3 Kurs og seminarer

Vi samler inn deltakeres e-postadresser, navn og telefonnummer i forbindelse med påmelding til kurs og seminarer. Informasjonen lagres i vårt saksbehandlingssystem, og blir brukt til å få oversikt over hvem som deltar, hvilken bransje de kommer fra, hva slags stillinger de har, og til å utarbeide statistikk. Dette gjør vi for å kunne forbedre kursene og seminarene vi avholder. Informasjonen blir også brukt til å utarbeide statistikk, og kan bli brukt til å kontakte de respektive deltakerne for å få en tilbakemelding på kurset/seminaret og i markedsføringsøyemed. 

1.4.4 Når du besøker eller kontakter oss

Når du besøker vårt hovedkontor i Schweigaards gate 39, Oslo, må du registrere deg med fullt navn og telefonnummer, og oppgi hvem hos Intility du har en avtale med. Registreringen blir bekreftet med en SMS. Formålet med behandlingen er at personen du skal møte hos Intility blir varslet per sms, slik at vedkomne kan ta deg imot. Registreringen er også et av våre fysiske sikkerhetstiltak. Vi oppbevarer ikke personopplysninger i denne forbindelse.

Som et ledd i økt sikkerhet på bygget har vi installert overvåkningskameraer ved inngangsdør, sluse, resepsjon, fasade ved lasterampe, nedkjørsel til garasje og inne i garasjen i vårt hovedkontor. Installasjonen er gjort i henhold til Datatilsynets retningslinjer. Opptakene blir slettet etter 7 dager.

Vi behandler også personopplsyninger når du tar kontakt med oss via våre kontaktskjemaer eller e-post.

1.4.5 Skolebesøk

Dersom du er på skolebesøk ved vårt hovedkontor i Oslo vil du få tilbud om å samtykke til å motta informasjon om når og hvordan de kan søke praksis- og lærlingeplass i Intility. Dersom du ønsker dette, vil vi samle inn navn, e-postadresse og hvilken skole du går på. Disse opplysningene benyttes til å sende ut 2-3 e-poster med informasjon og vil slettes etter 12 måneder. Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke til behandling av disse personopplysningene. Den enkleste måten å gjøre dette på er å sende en e-post til privacy@intility.no

Ved skolebesøk gjelder også informasjonen i punkt 1.4.4. For å effektivisere registreringen av alle besøkende, vil vi forhåndsregistrere elever og lærere basert på navnelister oversendt fra skolen i forkant av skolebesøket.

1.4.6 Når du søker på stillinger hos oss

Intilitys benytter en egen rekrutteringsløsning for behandling og håndtering av søknader. Denne løsningen leveres av Recruitment Manager AS. Når du sender inn søknad, vil du måtte godkjenne en egen personvernerklæring og informasjonsskriv om informasjonskapsler, som er tilpasset de personopplysningene som innsamles i rekrutteringsprosessen.

Dersom du søker på stilling som en del av en gruppe, for eksempel i forbindelse med søknad om bachelorprosjekt, vil Intility behandle personopplysninger om samtlige gruppemedlemmer. Dette dreier seg om navn, adresse, telefonnummer og e-post, som samles inn gjennom CVer, søknad og annen relevant informasjon fra alle gruppemedlemmene. Vi vil i enkelte tilfeller også lagre e-postkorrespondanse med deg dersom dette er relevant. Personopplysningene dine kan gjennomgås av personer i Intility AS og/eller våre datterselskaper som behøver tilgang til opplysningene for å kunne vurdere din gruppes søknad. Dette vil særlig være HR-personell og ledere, men kan også være annet personell. 

Vi lagrer opplysningene så lenge det er nødvendig for å fullføre rekrutteringsprosessen. Opplysningene som ligger i rekrutteringsverktøyet vil uansett slettes innen 12 mnd fra søknadsdatoen. Dersom din gruppe ender opp med å skrive bacheloroppgave hos oss, vil opplysningene bli overført til Intilitys HR-system og følge våre interne retningslinjer for behandling av ansattes personopplysninger.

1.4.7 Brukerundersøkelser

Intility sender ut brukerundersøkelser til våre kunder for å forbedre tjenestene vi leverer i henhold til kontrakt. Vi benytter Questback AS som leverandør til dette formålet. Det er frivillig å delta i undersøkelsen, og du kan velge å være anonym. Dersom du svarer på en slik undersøkelse, vil personopplysninger som e-postadresse, IP-adresse, selskapet du jobber for og i enkelte tilfeller navn lagres hos Questback ASPersonopplysningene lagres hos Questback AS i inntil 4 år (standard kontraktsperiode) før de slettes automatisk.

1.5 Hvem vi utleverer personopplysninger til

Dersom du er kunde eller bruker av våre tjenester, vil vi i enkelte tilfeller dele dine personopplysninger med andre. Vi benytter enkelte underdatabehandlere for å levere noen av våre tjenester. Denne behandlingsaktiviteten er regulert i den enkelte databehandleravtalen mellom oss og våre kunder.  

Vi har også flere samarbeidspartnere som vi videreformidler tjenester for. Dersom din bedrift for eksempel ønsker å lease utstyr, og du gjennomfører bestillingen på bedriftens vegne, vil vi dele din kontaktinformasjon med leasingselskapet. Leasingselskapet har i den forbindelse et selvstendig behandlingsansvar for personopplysningene det mottar. Det samme gjelder for våre bredbånds- og teleoperatører og f.eks. budtjenester.

1.6 Dine rettigheter

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å be oss begrense behandlingen, til å protestere mot behandlingen og til å få dine personopplysninger overført til deg eller til en annen behandlingsansvarlig (dataportabilitet). Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside.

Du kan ta i bruk dine rettigheter ved å sende en e-post til privacy@intility.no Vi vil prioritere å svare på din henvendelse så fort som mulig. 

Husk at du også til enhver tid kan trekke tilbake ditt samtykke til behandling av personopplysninger hos oss. Den enkleste måten å gjøre dette på er å sende en e-post til privacy@intility.no.

1.7 Hvordan vi sikrer dine personopplysninger

Intility arbeider kontinuerlig med internkontroll og informasjonssikkerhet for å sikre personvernet ditt. Dette innebærer blant annet at vi løpende gjør risikovurderinger av våre systemer, evaluerer eksisterende kontrollaktiviteter, kartlegger behandlingsaktivitetene og følger opp våre underleverandører. Arbeidet er forankret gjennom bruk av anerkjente rammeverk for IT-styring og kontroll.

Intility leverer og drifter en IT-plattform med avanserte tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak som ivaretar dine personopplysninger. Vår jobb er å sikre at dine personopplysninger beskyttes mot tap, ødeleggelse, korrupsjon eller uautorisert tilgang. Vi har et rammeverk for sikkerhet som oppdateres jevnlig i tråd med den teknologiske utviklingen. Les mer om vårt arbeid med informasjonssikkerhet i Intility Trust Center.

1.8 Oppbevaring av personopplysningene

Dine personopplysninger vil bli lagret hos oss som angitt overfor, i henhold til særskilte lovpålagte plikter, eller så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen.

Dersom du har gitt samtykke til at vi kan behandle personopplysninger om deg, for eksempel i forbindelse med utsendelse av nyhetsbrev eller deltakelse på kurs eller seminarer, vil vi lagre opplysningene frem til du trekker samtykket, til tjenesten avvikles eller til formålet med behandlingen opphører.  

1.9 Klage

Dersom du mener at vi ikke behandler personopplysninger i samsvar med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, kan du ta kontakt med oss på privacy@intility.no. Du kan også klage på vår behandling av personopplysninger til Datatilsynet. Informasjon om hvordan du kontakter Datatilsynet finner du på deres nettsider: www.datatilsynet.no

Godkjent av

Andreas Hisdal, 26. august 2022
Chief Executive Officer
Intility AS